Comment faire une bonne prise de référence ?

Une prise de référence bien menée peut être un atout majeur qui sera d’une aide précieuse dans votre prise de décision. Cependant, il s’agit aussi d’une étape qui peut s’avérer complexe et délicate à mener à bien.

Comment faire une bonne prise de référence ? Quel type d’interlocuteur contacter ? Quelles questions poser ? Voici nos conseils pour une prise de référence réussie, qui viendra enrichir votre processus de recrutement et vos prises de décisions.

Prise de référence : ce que dit la loi

La loi impose deux principales contraintes par rapport à la prise de référence. La première concerne, sans surprise, les informations privées sur le candidat qu’il vous sera interdit de demander aux personnes référentes que vous contacterez, au même titre qu’il vous est interdit de les demander au candidat.

Il s’agit, par exemple, d’informations sur la situation familiale du candidat, son état de santé, ses origines ethniques ou encore ses convictions religieuses ou politiques.

La seconde contrainte est précisée par les articles L.1221-8 et L.1221-9 du Code du travail, qui stipule que vous devez informer le candidat de votre intention d’effectuer une prise de référence, et lui demander son accord.

À ce titre, notez que si le candidat a déjà communiqué les coordonnées de personnes référentes sur son CV, vous devrez tout de même lui demander son accord de manière explicite.

Outre le fait de simplement lui demander son accord, profitez-en également pour le rassurer.

Pour cela, vous pouvez par exemple expliquer au candidat quels sont les objectifs de cette prise de référence, et quels types de questions vous souhaitez poser à la personne que vous contacterez.

Nos conseils pour faire une bonne prise de référence

Préparez votre prise de référence

Pour ne pas être pris au dépourvu et être sûr de rester dans le cadre légal, préparez à l’avance la trame de votre conversation avec les référents, et notamment les questions que vous allez leur poser.

Vos questions doivent être de préférence ouvertes, courtes, précises et non orientées.

Exemples de questions à poser au référent

Voici quelques exemples de questions que vous pourriez poser à un référent :

• Quel poste le candidat a-t-il occupé ?
• Quelles étaient ses missions ?
• A-t-il eu des responsabilités ? Si oui, lesquelles ?
• A-t-il eu à encadrer une équipe ?
• A-t-il l’esprit d’équipe ?
• Pourquoi a-t-il quitté l’entreprise ?
• Selon vous, quelles sont ses principales qualités ? Ses défauts ?
• Si c’était à refaire, choisiriez-vous de le réengager ? Pourquoi ?
• Quelle a été sa plus grande réussite ?

Contactez les bons interlocuteurs

Pour commencer, ne contactez jamais un référent de son entreprise actuelle, si votre candidat est encore en poste, pour des raisons évidentes de confidentialité. Ensuite, évitez également de contacter d’anciens collègues du candidat, car ils seront probablement les moins objectifs.

Des personnes trop éloignées du candidat dans la hiérarchie de l’entreprise, y compris les membres des ressources humaines, sont aussi à éviter dans la mesure du possible (sauf si vous recrutez un candidat pour votre service RH).

En somme, le référent idéal est le supérieur direct du candidat, car il connaît bien ses compétences et sa façon de travailler, et n’a en principe aucun lien personnel avec le candidat, ce qui le rend plus objectif.

Enfin, si possible, contactez au moins deux référents différents, afin d’avoir plusieurs versions à comparer.

Faites votre prise de référence à la fin de votre recrutement

La prise de référence doit rester un outil supplémentaire, une aide « bonus » en quelque sorte, et ne pas constituer à elle seule une étape de recrutement, étant donné son caractère nécessairement et systématiquement subjectif.

Tout l’intérêt d’une bonne prise de référence réside justement dans le fait de la faire à la fin du processus de recrutement, et de l’utiliser comme une aide supplémentaire à votre prise de décision finale.

En d’autres termes, utilisez-là si, par exemple, vous hésitez encore entre deux candidats, afin que la prise de référence vienne les départager, ou encore, plus simplement, pour vous conforter dans votre choix lorsque vous avez déjà choisi votre futur collaborateur.

Analyse et interprétation de votre prise de référence

Maintenant que vos entretiens téléphoniques avec les référents sont terminés, et que vous avez les réponses aux questions que vous leur avez posées, il est temps d’utiliser ces nouvelles informations à bon escient.

L’objectif principal d’une prise de référence est de croiser ces informations reçues avec celles que vous possédez déjà, afin de vous conforter dans votre choix, ou au contraire, de vous faire changer d’avis.

Attention toutefois à ne pas trop vous laisser influencer par les référents contactés. Ils ne sont malheureusement pas toujours objectifs, que leurs commentaires aient été positifs ou négatifs. Essayez de garder les informations les plus objectives pour votre prise de décision finale.

Les prises de références n’aboutissent pas toujours, ou ne permettent pas de récolter des informations pertinentes supplémentaires.

Cependant, en suivant ces quelques étapes, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour une prise de référence réussie et qui sera une aide précieuse dans le choix de votre futur collaborateur.

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