Qu’est-ce qu’un bon onboarding RH ?

Les avantages de l’onboarding RH

Le coût d’un recrutement raté est estimé entre 30 000 et 60 000 euros. Hormis les erreurs de casting, c’est souvent au démarrage de la collaboration que le bât blesse. La grande majorité des départs anticipés se fait dans les 6 premiers mois suivant l’embauche. Aussi, un bon onboarding RH permet d’éviter le sentiment d’isolement du salarié dans les premières semaines de travail et de favoriser son intégration dans les équipes.

‍

D’autre part, un processus d’intégration performant permet d’augmenter le taux de rétention des talents de 82 %. Une recrue bien intégrée est un salarié plus engagé, donc plus performant.

‍

Les avantages de l’onboarding sont nombreux : 

• accélérer la montée en compétences de la nouvelle recrue ;
• augmenter la motivation ;
• développer le sentiment d’appartenance ;
• améliorer l’expérience collaborateur ;
• renforcer la satisfaction et la fidélisation.

Les signaux d’un onboarding réussi

‍

Un bon processus d’intégration se répercute rapidement dans l’entreprise. Les signaux d’un onboarding réussi sont nombreux :

• les collaborateurs sont productifs plus rapidement ;
• la communication avec le manager est fluide ;
• la nouvelle recrue participe activement à la vie de l’équipe et de l’entreprise ;
• les procédures et règles de l’entreprise sont connues ;
• les salariés comprennent leurs objectifs et se sentent investis ;
• il n’y a pas de sentiment d’isolement.

‍

Les erreurs à éviter pour réussir l’intégration

Au contraire, certains impairs sont à éviter. Un premier jour de travail sans le manager à ses côtés, des responsabilités confiées trop rapidement, une absence d’explications données sur les règles et procédures internes, ou encore un manque de suivi de l’intégration par le n+1... Tous ces éléments peuvent créer du désenchantement et donner envie au salarié de fuir l’entreprise pendant sa période d’essai !

Les spécificités de l'onboarding à distance

A l’heure du travail hybride, l’onboarding RH se réalise parfois, partiellement ou complètement, en distanciel. Il faut alors veiller à favoriser une bonne expérience collaborateur, même si ce dernier n’est pas présent dans les locaux de l’entreprise. 

‍

Cela peut passer par l’attribution d’un mentor qui veillera à ce que la nouvelle recrue ait suffisamment d'interactions dans les premiers mois de la collaboration pour s’intégrer au sein des équipes. Par des communications virtuelles régulières, celui-ci répond aux questions et décèle d'éventuels problèmes, avant qu'ils ne prennent des proportions trop importantes.

‍

Il faut également éviter les problèmes techniques en utilisant les bons équipements et technologies de communication, car si le collaborateur ne peut pas travailler correctement, la collaboration démarre mal !

‍

Enfin, la diffusion de la culture d’entreprise auprès d’un salarié en télétravail est un véritable challenge ! Pour créer un sentiment d'appartenance à l'organisation, le service RH et l'équipe managériale doivent adopter une démarche proactive. Cela passe principalement par une communication interne efficace, la planification d'événements de team building virtuels et la sollicitation de feedback auprès des collaborateurs

Les étapes clés d’un onboarding réussi

Pour réussir l’onboarding RH d’un nouveau collaborateur, plusieurs étapes s’imposent. Voici la marche à suivre.

Quand commence l’onboarding ?

Après la présélection des candidats, il faut déjà commencer à passer de l'expérience candidat à l’expérience collaborateur. Dès que le contrat est proposé, l’onboarding commence. En effet, 1 candidat sur 5 ne se présente pas le premier jour de travail selon Heyteam, souvent parce que les premières impressions n’ont pas été bonnes ! Il est donc essentiel de soigner la phase de pré boarding pour éviter le ghosting. Celle-ci concerne la phase avant l’arrivée du nouveau collaborateur dans l’entreprise.

La phase de pré boarding

Le preboarding permet au nouvel embauché de prendre connaissance de son nouvel environnement de travail avant sa prise de poste. Cela passe notamment par une fiche de poste claire, mais aussi par de courtes vidéos de bienvenue qui peuvent être envoyées au collaborateur avant son arrivée. Les accès utilisateurs et le welcome pack peuvent aussi être remis au salarié avant son premier jour de travail, ce qui aura pour effet de le rassurer et de lui démontrer qu’il est attendu. Enfin, la signature du contrat doit être la plus fluide possible et la nouvelle recrue doit pouvoir être débarrassée des formalités administratives avant son arrivée.

Le premier jour de la nouvelle recrue

Pour bien préparer la première journée de travail, il faut d’abord mobiliser l’équipe. Ce qui implique de : 

• faire passer l’information à  l'ensemble des collaborateurs de l'arrivée du nouveau salarié ;
• préciser la raison de son recrutement, les missions qui lui seront confiées, la place de la personne au sein de l'équipe ;
• demander à l'ensemble des membres de faciliter l'accueil et l'intégration du nouvel arrivant ;
• identifier un parrain ou un tuteur et définir la nature de son accompagnement.

Ensuite, un entretien doit être conduit avec le manager ou le responsable hiérarchique pour expliquer la vision de l’entreprise et la contribution du salarié, donner les procédures et les règles, mais aussi indiquer des personnes ressources pouvant l’aider dans la conduite de ses missions.

‍

Un accueil café, ainsi qu’une visite de l’entreprise, amènera de la convivialité pour réussir l’onboarding du premier jour. Pensez aussi à remettre au salarié tous les documents nécessaires au bon déroulement de son contrat de travail : livret d'accueil et d’intégration, informations pratiques, plaquettes de l'entreprise, cartes de visites, etc.

Les premiers mois d’onboarding

Durant les premières semaines de travail, il faut aussi veiller à la montée en compétences du salarié. Cela peut se faire à travers un parcours de formation intégré au processus d’onboarding. A défaut, un tuteur peut être désigné pour accompagner le nouveau salarié à prendre ses marques. 

‍

Des points réguliers avec le N+1 permettent de lever les interrogations et les doutes du salarié, mais aussi de repérer les signaux faibles d’une démotivation ou d’un désengagement au travail. Ces temps d’échanges doivent aussi souligner les progrès réalisés par le salarié, afin de le motiver à poursuivre ses efforts d’intégration.

Ce qu’il faut faire à l’issue des 3 premiers mois d’intégration

Il est généralement admis qu’à l’issue des trois premiers mois, le processus d’onboarding est terminé. Il vous reste à piloter efficacement les parcours des salariés pour maintenir l’engagement et la performance de vos salariés ! Pour cela, continuez à réaliser des points réguliers avec le manager et à favoriser la formation interne.

‍

En conclusion, un onboarding RH réussi en 2024 est essentiel pour transformer un recrutement prometteur en une collaboration fructueuse et durable. Ce processus, qui démarre avant l’arrivée du salarié et s’étend à l'accompagnement continu sur les premiers mois, est la clé pour établir un environnement de travail motivant et engagé. En évitant les erreurs courantes et en s'adaptant aux défis liés au travail hybride, les entreprises peuvent non seulement accroître la productivité des nouvelles recrues, mais aussi renforcer la rétention des talents.

‍