Les tableaux de bord de recrutement présentent de nombreux avantages, c’est pourquoi ils sont de plus en plus utilisés lors des campagnes de recrutement.

Ils permettent en effet d’avoir une visualisation rapide, synthétique et précise de l’efficacité d’une campagne de recrutement.

Plutôt que de créer un grand tableau de bord RH contenant tous les KPI jugés importants pour tel ou tel projet, il est recommandé de créer plusieurs tableaux de bord, chacun étant spécialisé dans la synthèse et l’évaluation des performances d’un domaine précis.

Voici 3 exemples de tableaux de bord de recrutement différents que l’on peut retrouver lors d’un processus de recrutement.

1. Efficacité de la communication

Un tableau de bord de recrutement peut être exclusivement réservé à l’évaluation de l’efficacité de vos processus de communication lors d’un recrutement, de la diffusion d’une annonce au parcours d’intégration.

Cela vous permettra de voir rapidement sur quels canaux vous avez le plus de visibilité, sur lesquels vous avez trouvé les meilleurs candidats, lesquels ont le mieux mis en valeur votre marque employeur etc.

Efficacité des canaux de recrutement

Il y a plusieurs moyens de mesurer cette efficacité, en surveillant par exemple le nombre d’impressions (de vues) de chaque canal et son évolution dans le temps.

Vous pouvez également calculer le ratio entre le nombre d’impressions d’un canal et le nombre de candidatures reçues et issues de ce canal.

Ratio de sélection

Outre l’efficacité des canaux de recrutement, le ratio de sélection permet de mesurer l’efficacité de tous les autres outils utilisés pour votre sourcing.

Il vient ainsi compléter celui sur les canaux de recrutement, afin d’avoir une visibilité globale de l’efficacité votre communication relative à votre campagne de recrutement. Le ratio est le suivant :

Ratio de sélection = Nombre de candidats retenus en entretien/Nombre de candidatures reçues x 100.

2. Les besoins en recrutement

Un second exemple de tableau de bord de recrutement consiste à le consacrer à l’évaluation des besoins en recrutement, qui détermineront quels seront les processus à mettre en œuvre concrètement.

Le taux de recrutement

Ce KPI est l’un des plus importants, puisqu’il vous permet d’établir de manière prévisionnelle quels seront les besoins en recrutement de l’entreprise, ou d’un service en particulier, sur une période donnée.

Taux de recrutement = Nombre de recrutements réalisés sur 12 mois (ou autre période de temps choisie)/Effectif total de l’entreprise (ou du service) x 100.

Le taux d’inoccupation

Le taux d’inoccupation peut se calculer pour l’entreprise entière ou en ciblant un service en particulier. Il permet également de mettre en évidence la présence éventuelle de postes difficiles à pourvoir (profils pénuriques) et leur nombre.

Taux d’inoccupation = Nombre total de postes vacants/Nombre total de postes dans l’entreprise x 100.

3. Évaluation des coûts

Selon une étude menée en 2019 par HelloWork, la durée moyenne totale d’un recrutement est de 3 mois.

C’est un processus long et complexe qui engendre des coûts à plusieurs niveaux.

Notre troisième exemple de tableau de recrutement cible tous les coûts du processus de recrutement pour l’entreprise.

La durée moyenne d’un processus de recrutement

La durée d’un processus de recrutement a un impact direct sur le coût global de ce dernier. Voici un ratio simple à mettre en place pour surveiller cette durée, et pouvoir faire les ajustements pour l’optimiser si nécessaire.

Durée moyenne = Nombre de jours total de tous les recrutements réalisés/Nombre de recrutements dans l’année.

Les coûts visibles et cachés

Voici une liste des coûts liés à un processus de recrutement, que vous pourrez facilement intégrer à votre tableau de recrutement via les KPI.

Tous doivent être pris en compte, même les moins visibles :

  • Heures dépensées par tous les acteurs du processus de recrutement multipliées par leurs taux horaire respectifs.
  • Heures dépensées pour l’intégration du nouveau collaborateur multipliées par son taux horaire moyen.
  • Dépenses diverses liées au candidat.
  • Coûts publicitaires.
  • Coûts de formation.
  • Frais d’agence.
  • Autres coûts internes et externes.

Le coût par embauche

Ce ratio vous permet d’évaluer rapidement combien coûte chaque nouveau candidat recruté à l’entreprise.

Ces données permettent ensuite d’évaluer directement la rentabilité de votre campagne de recrutement, à court, moyen et long terme.

Coût par embauche = Coût total du recrutement/Nombre total de nouveaux collaborateurs.

Exemples d’indicateurs parmi les plus utilisés

Vos tableaux de bord de recrutement seront bien sûr à personnaliser en fonction des caractéristiques de vos processus de recrutement et des indicateurs (KPI) qui vous donneront la meilleure visibilité sur les performances de ces processus.

Voici une liste non exhaustive d’autres indicateurs très utilisés dans les tableaux de bord de recrutement :

  • Indice de qualité de l’embauche.
  • Satisfaction du chef de service responsable des nouveaux embauchés.
  • Rendement de chaque étape de recrutement (sélection sur CV, entretiens etc.).
  • Roulement volontaire des nouvelles embauches.
  • Roulement involontaire des nouvelles embauches.
  • Performances des nouvelles embauches sur une année.
  • Etc.

Les tableaux de bord de recrutement sont très utiles autant avant, pendant, qu’après votre campagne de recrutement. Ils sont à composer et personnaliser selon vos besoins et vos stratégies.

N’hésitez pas à créer plusieurs tableaux différents pour chaque thème abordé, comme nous l’avons fait ici (communication, coûts globaux, performances des recrutés, besoins futurs etc.).

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