De plus en plus utilisées en recrutement, les fiches de poste sont une aide précieuse et un outil puissant pour cibler les bonnes candidatures et faire un choix éclairé sur qui sera le ou la candidat(e) idéal(e) pour le poste à pourvoir. Outil puissant, certes, à condition d’avoir pris soin de bien le rédiger en amont. Voici nos conseils et exemples pour faire une fiche de poste efficace et utile.

Éléments à intégrer à votre fiche de poste

La fiche de poste doit être la plus exhaustive possible sans toutefois noyer ses utilisateurs sous une pluie d’informations superflues. Voici les éléments essentiels à intégrer à votre fiche de poste :

  • Intitulé du poste
  • Service auquel le poste est rattaché
  • Nom du chef de ce service
  • Responsabilités managériales liées au poste (si pertinent)
  • Liens internes et externes du poste : Le poste nécessitera-t-il de travailler en collaboration avec des acteurs internes ou externes à l’entreprise (autres services, clients, fournisseurs etc.) ?
  • Missions principales
  • Missions secondaires (si pertinent)
  • Tâches relatives à ces missions : Vous pouvez indiquer certaines informations complémentaires, comme par exemple la durée moyenne à accorder à ces tâches.
  • Contraintes liées au poste (horaires de travail, pénibilité etc.)
  • Compétences requises pour le poste (vous pouvez vous aider d’une fiche métier)

Comment faire une fiche de poste : Notre méthode

Pour rédiger une fiche de poste qui soit utile et efficace, commencez par réunir un maximum d’informations sur le poste. Pour cela, l’idéal est de vous rapprocher du chef du service concerné, mais aussi d’interroger les autres collaborateurs du service afin de leur demander quelles sont leurs principales missions et tâches quotidiennes, les projets en cours etc.

Dans un second temps, vous pourrez alors sélectionner quelles informations seront pertinentes ou non à intégrer à la fiche de poste, et dans quel ordre. Généralement, les fiches de poste sont rédigées selon le modèle de l’entonnoir, des informations les plus générales aux plus détaillées, comme par exemple :

  1. Missions principales du service ;
  2. Missions principales du poste au sein du service ;
  3. Missions secondaires du poste au sein du service ;
  4. Tâches principales et secondaires pour mener à bien les missions précitées.

Fiche de poste : Y a-t-il un cadre juridique à respecter ?

Pour commencer, sachez qu’il n’y a aucune obligation légale pour une entreprise de créer des fiches de poste.

Ensuite, même si là encore il n’y a pas de réglementation propre aux fiches de postes, dans la pratique, les règles qui s’y appliquent sont les mêmes que celles appliquées à la rédaction d’annonces d’offres d’emploi, ou encore aux entretiens d’embauche, concernant les mentions interdites et potentiellement discriminatoires.

Ainsi, selon l’article L 1132-1 du Code du travail, est considérée comme discriminatoire et donc interdite : « toute mention à l’origine, au sexe, aux mœurs, à l’identité de genre, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à la situation de famille, etc. »

Par exemple, si dans votre fiche de poste, vous souhaitez évoquer les contraintes liées à ce poste, évitez de mentionner des contraintes géographiques qui pourraient être liées directement ou indirectement au lieu de résidence de la personne qui l’occupe ou l’occupera.

Enfin, n’oubliez pas d’utiliser l’écriture inclusive, qui peut prendre plusieurs formes :

  • Vendeur/vendeuse
  • Commercial(e)
  • Assistant-e juridique
  • Technicien-ne de maintenance

Exemples de fiches de postes

Voici deux exemples simplifiés de fiches de postes.

Fiche de poste d’assistant(e) de direction au sein d’une filiale

Intitulé du poste : Assistant(e) de Direction

Lien hiérarchique : M. Dupont, Directeur d’établissement

Liens fonctionnels internes et externes :

  • Les autres services de l’établissement
  • Les fournisseurs
  • Les secrétariats de direction des autres établissements du groupe

Temps de travail : 7h par jour, 5 jours par semaine du lundi au vendredi.

Missions principales :

  • Gérer l’agenda du Directeur d’établissement (prise, report et annulation de RDV)
  • Gérer les appels téléphoniques
  • Gérer le courrier électronique et papier : réception, traitement, redistribution

Missions secondaires :

  • Gestion et organisation ponctuelle d’événements : réunions, repas d’affaire etc.
  • Gestion des stocks de fournitures de bureau

Compétences requises :

  • Maîtrise de Word et Excel
  • Capacités d’accueil, d’écoute et de communication
  • Sens de l’organisation

Fiche de poste de commercial(e)

Intitulé du poste : Commercial(e)

Lien hiérarchique : Mme Martin, Responsable commerciale

Liens fonctionnels internes et externes :

  • Service production et service qualité
  • Clients
  • Fournisseurs

Missions principales :

  • Développer et fidéliser son portefeuille clients
  • Identifier et prospecter les clients potentiels
  • Rédiger et faire signer les contrats

Missions secondaires :

  • Veille concurrentielle
  • Détecter de nouvelles opportunités de croissance
  • Participer aux événements et animations de l’entreprise

Compétences requises :

  • Connaissances juridiques et commerciales
  • Autonomie, sens de l’organisation
  • Capacités de communication orale et écrite
  • Anglais : langage courant

 

Une fois votre méthodologie en place et ajustée selon vos besoins, créer vos fiches de postes sera facile et rapide pour tous les postes de votre entreprise. Par ailleurs, vous pouvez mettre à jour vos fiches de postes autant que vous le souhaitez, et autant que nécessaire (pour compléter les informations existantes, modifier les informations lorsque le poste évolue etc.).

 

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