Pourquoi et comment mettre en place un livret d’accueil RH ?

Lorsque de nouveaux employés entrent dans une structure, ils sont souvent livrés à eux-mêmes.

Cette situation affecte souvent l’entreprise autant que les employés, d’autant plus que les entreprises investissent souvent beaucoup dans la sélection et le recrutement de nouveaux travailleurs par les cabinets de recrutement. Une bonne introduction aux nouveaux employés est rapidement payante en termes de productivité et de motivation. Le livret d’accueil RH est un élément incontournable de l’accueil des nouveaux salariés.

Nous vous présentons les arguments en faveur de celui-ci et la manière de le mettre en place.

Quels sont les avantages d’un livret d’accueil RH

Le livret d’accueil RH : une ressource importante

Les deux premiers mois chez un nouvel employeur déterminent si une personne va faire carrière au sein de l’entreprise ou la quitter. Il vous appartient, en tant que nouvel employeur, de faire en sorte que ce processus se déroule le mieux possible et d’éviter d’avoir à lancer une nouvelle procédure de recrutement et de sélection.

Un livret d’accueil d’entreprise est une ressource pour les RH qui permet d’accompagner leurs nouveaux employés. Il est envoyé le premier jour où une personne commence à travailler dans l’entreprise et fournit des informations utiles pour que l’employé s’oriente. La brochure doit détailler le fonctionnement de l’entreprise et donner un aperçu de l’histoire et de l’environnement de l’entreprise.

Pourquoi mettre en place un livret d’accueil RH ?

En faisant en sorte qu’un nouvel employé soit correctement accueilli, apprécié et valorisé, il se sentira alors lié à l’entreprise et sera plus susceptible d’y rester longtemps.

Donner à quelqu’un la formation appropriée lui permet rapidement de travailler pleinement et de se concentrer sur le client. De même, un nouvel arrivé aura de très nombreuses questions qu’il n’osera pas poser de peur d’importuner ses collègues. Le livret d’accueil est parfait pour répondre à toutes ces questions et permettre au nouveau venu de se sentir impliqué dans toutes les discussions.

Une politique d’accueil montre que votre entreprise se soucie du bien-être de ses employés. Il s’agit d’un EVP (Employee Value Proposition) qui attire énormément les travailleurs potentiels.

Quelles informations doit contenir un livret d’accueil ?

Réfléchissez bien à la manière dont vous souhaitez organiser les choses dans votre entreprise et incluez tous les protocoles, procédures, accords et réglementations importants dans livret d’accueil RH. Il est important qu’il  contienne tout ce qui est pertinent actuellement et tout ce qui sera pertinent à l’avenir.

Informations de bases

Votre livret d’accueil RH doit tout d’abord contenir les informations indispensables à connaître et qui concernent directement le nouvel employé. En voici une liste non-exhaustive :

Le règlement intérieur et code de conduite

• Les descriptions de postes
• Les procédures de sécurité
• Les horaires de travail
• Le code vestimentaire
• Les informations sur les heures supplémentaires
• Les modalités quant au trajet domicile-travail
• Les règles en terme absence non autorisée / retard
• Les processus pour demande de vacances et congés
• Les jours fériés
• Les différentes formations disponibles

L’organigramme de l’entreprise

Donner à vos employés une vue d’ensemble du fonctionnement de votre entreprise et la hiérarchie les aide à mieux faire leur travail. Quels sont les différents pôles ? Qui est responsable de chaque section ? Incluez un organigramme dans le livret d’accueil de votre entreprise pour présenter ses collègues à votre nouvelle recrue, ainsi que pour qu’il ait une idée précise de la hiérarchie. Si vous souhaitez adopter une système alternatif, penchez-vous sur le management participatif.

Comment réussir son livret d’accueil RH

Une fois la liste des sujets à traiter dans le livret d’accueil dressée, il est temps de réfléchir à la structure et à la conception du manuel. Les conseils ci-dessous vous aideront à le faire.

Choisir un design qui colle à l’esprit de l’entreprise

L’esprit de l’entreprise doit influencer le style et le ton du manuel. Si l’entreprise a une atmosphère formelle, l’écriture doit être stricte et approfondie, et si l’entreprise a une atmosphère informelle, l’écriture peut être plus fluide. Assurez-vous que le livret soit positif et agréable à lire sans être trop familier.

Faites attention à la longueur de votre livret RH

Créez des textes aérés et ne surchargez pas les pages pour que votre livret invite à la lecture. Utilisez des textes trop denses risque de décourager vos employés et de rendre la lecture pénible.

Utilisez plutôt des titres et des sous-titres pour structurer le contenu. Vous pouvez alterner le texte avec des photos ou d’autres images. Mais soyez critique et restez professionnel : les images doivent correspondre au design et au ton choisi.

Tenez votre livret RH à jour régulièrement

Le livret d’accueil RH est un lien important dans la politique des employés et doit être mis à jour en permanence.

Assurez-vous que tous les employés soient au courant de tout changement dans le livret. Mettez également à jour la version en ligne et fournissez un nouvel exemplaire en version papier aux nouveaux venus dès que cela est nécessaire.

Le livret RH fait sans doute partie des éléments les plus importants pour un bon parcours d’intégration innovant en entreprise. S’il est correctement rédigé et mis en place, il vous permettra de gagner un temps précieux que vous pourrez consacrer à d’autres activités.

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