Petit guide pratique de la mise en place d’une prime d’assiduité

Comment définir et mettre en place une prime d’assiduité dans l’entreprise ? Il n’existe pas de cadre légal précis concernant la prime d’assiduité. Il est cependant nécessaire que sa mise en place et son application soit cadrée au sein de l’entreprise.

Voici notre petit guide pratique pour mettre en place efficacement une prime d’assiduité pour vos salariés.

Comment mettre en place la prime d’assiduité ?

En l’absence de cadre légal, la prime d’assiduité peut être mise en place de plusieurs façons :

• Par le biais d’un accord collectif ;
• Par la convention collective ;
• Par l’employeur de manière unilatérale ;
• Directement sur le contrat de travail des salariés.

Si la mise en place de la prime d’assiduité relève d’une décision unilatérale, il n’est pas obligatoire de la mettre par écrit ; elle devient alors à terme un usage. Il est cependant vivement recommandé d’en mettre les principales modalités par écrit (calcul, conditions d’éligibilité), afin d’éviter tout litige potentiel.

Si la prime d’assiduité a été mise en place par usage dans l’entreprise, et que vous souhaitez l’interrompre, il vous faudra alors dénoncer l’usage, en informant les salariés et les représentants du personnel, et en respectant un préavis suffisant pour permettre d’éventuelles négociations.

Quand verser la prime d’assiduité ?

Là encore, sans cadre légal, c’est la convention collective, l’accord collectif ou la décision unilatérale de l’employeur qui définit les modalités de versement de la prime d’assiduité. Elle peut donc être versée, par exemple, mensuellement ou trimestriellement.

À noter : La prime d’assiduité est considérée comme accessoire au salaire. Elle n’entre donc pas dans le calcul du salaire minimum.

Comment calculer la prime d’assiduité ?

Les modalités de calcul de la prime d’assiduité sont définies par le texte qui la met en place dans l’entreprise (convention, accord collectif etc.). Sur le principe, il s’agit de récompenser les salariés pour leur présence assidue au travail.

On peut alors définir un montant de départ ou un pourcentage du salaire que l’on diminue, voire que l’on supprime, en fonction des absences du salarié. La seule règle à respecter est de ne prendre en compte que les absences qui ne sont pas assimilées à du temps de travail effectif.

Ainsi, certaines entreprises choisissent, par exemple, de ne diminuer la prime d’assiduité qu’à partir d’au moins 3 jours d’absence. D’autres choisiront de la supprimer totalement à partir de 10 jours d’absence, et ainsi de suite.

Périodes assimilées et non assimilées

Les périodes assimilées correspondent à des absences qui sont néanmoins considérées comme du temps de travail effectif par la loi. Elles ne peuvent donc pas être prises en compte dans le calcul de la prime d’assiduité :

• Congés payés ;
• RTT ;
• Contrepartie obligatoire en repos des heures supplémentaires ;
• Congés de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant et d’adoption ;
• Congés pour événements familiaux (mariage ou Pacs, naissance, décès d’un membre de la famille) ;
• Arrêt de travail pour cause d’accident du travail, d’accident de trajet ou de maladie professionnelle ;
• Congés de formation ;
• Rappel ou maintien au service national (quel qu’en soit le motif).

Les périodes non-assimilées peuvent, quant à elles, entrer dans le calcul de la prime d’assiduité. Elles correspondent à :

• Un arrêt de travail pour maladie ;
• Une grève ;
• Un congé parental à temps plein ;
• Un congé de présence parentale ;
• Un congé de solidarité familiale ;
• Une mise à pied.

Régime fiscal et social

Étant considérée comme un élément accessoire au salaire, la prime d’assiduité est par conséquent soumise aux cotisations sociales et à l’imposition sur le revenu. Elle entre donc également dans le calcul de l’imposition à la source pour le salarié.

Exemple d’un calcul de prime d’assiduité

Prenons l’exemple d’une prime d’assiduité fixée à 100€ par mois, octroyée à tous les salariés y compris ceux travaillant à temps partiel. Admettons que la règle de calcul définie lors de la mise en place de la prime d’assiduité soit la suivante : La prime est réduite de 2% par jour d’absence, et supprimée à partir de 15 jours d’absence.

Ainsi, un salarié qui aurait par exemple eu un arrêt maladie d’une durée de 5 jours verrait sa prime d’assiduité diminuée de 10%, soit 90€ au lieu de 100€. Si son arrêt est prolongé de plus de 10 jours supplémentaires, sa prime d’assiduité sera alors supprimée pour le mois concerné.

La prime d’assiduité est relativement facile à mettre en place au sein d’une entreprise. Cependant, en l’absence de cadre légal, il faut rester vigilant quant à la définition, dès le départ, de toutes les modalités qui l’accompagnent (mode de calcul, éligibilité etc.).

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