Qu’est-ce que la DPAE et quelles sont vos obligations ?

La DPAE ou Déclaration Préalable À l’Embauche remplace la DUE (Déclaration Unique d’Embauche), et a essentiellement pour objectif de regrouper et simplifier les démarches administratives de l’employeur lors de l’embauche d’un premier ou d’un nouveau salarié.

Dans cet article, nous verrons en détail ce qu’est la DPAE, ce qu’elle contient, en quoi elle consiste, et quelles sont vos obligations lors de nouvelles embauches.

Définition de la DPAE

La déclaration préalable à l’embauche ou DPAE regroupe en une seule formalité les éléments suivants :

• Déclaration de première embauche dans un établissement ;
• Immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d’assurance chômage, en cas d’embauche d’un premier salarié ;
• Demande d’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) ;
• Adhésion de l’employeur à un service de santé au travail ;
• Demande d’examen médical d’embauche du salarié, pour la visite médicale obligatoire ;
• Préétablissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

DPAE : Quelles sont vos obligations ?

L’employeur doit se conformer à plusieurs obligations relatives à la DPAE, la plus importante étant que la DPAE doit être effectuée avant l’embauche effective du salarié, et plus précisément au plus tôt 8 jours avant sa prise de poste.

La DPAE se fait en principe par voie électronique. Cependant, pour les entreprises ayant effectué moins de 50 DPAE dans l’année, il est encore possible de le faire par voie postale.

Lors de l’embauche de votre salarié, vous devrez également lui remettre, en plus de son contrat de travail, une copie de la DPAE ou une copie de l’accusé de réception de cette dernière.

Si votre salarié est de nationalité étrangère, c’est à vous, en tant qu’employeur, de vérifier avant l’embauche que votre futur salarié possède bien une autorisation de travailler sur le territoire national en cours de validité.

Les informations concernant le salarié embauché devront également être inscrites dans un registre unique du personnel. Si votre entreprise compte plus de 50 salariés, vous devrez, en complément des DPAE, envoyer dans les huit premiers jours de chaque mois un relevé mensuel de tous les contrats de travail conclus et rompus au cours du mois précédent à la Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques (DARES).

Comment effectuer vos DPAE ?

Sur papier par voie postale

Si votre entreprise n’est pas soumise à l’obligation d’effectuer ses DPAE par voie électronique, alors vous avez la possibilité de faire la démarche par voie postale, en remplissant le formulaire Cerfa 14738*01 disponible auprès de votre URSSAF ou imprimable sur le site travail-emploi.gouv.fr.

Une fois le formulaire rempli et signé, vous devez l’envoyer à votre URSSAF par voie postale en lettre recommandée avec accusé de réception. Le courrier devra être envoyé au plus tard un jour ouvré avant la date d’embauche effective du salarié, le cachet de la poste faisant foi.

Sur le site de l’URSSAF

Vous pouvez effectuer vos DPAE directement sur le site de l’URSSAF en remplissant le formulaire dédié. Il est rapide à remplir et comporte trois parties :

• Les renseignements de l’entreprise (Siret, code NAF, raison sociale, coordonnées) ;
• Les renseignements du futur salarié(nom, date de naissance, coordonnées, numéro de sécurité sociale etc.) ;
• Les informations du futur contrat de travail(type de contrat, date et heure d’embauche, durée de la période d’essai etc.).

Si vous avez un compte entreprise sur le site de l’URSSAF, dès votre seconde DPAE, les informations de votre entreprise seront préremplies. De même, si vous embauchez le même salarié plusieurs fois, ses informations seront préremplies dès la seconde fois.

Une fois votre formulaire rempli et envoyé, vous recevrez un accusé de réception. Tous vos accusés de réception de DPAE sont conservés sur le site de l’URSSAF pendant 14 mois.

Avec votre logiciel de paie

Vous avez également la possibilité d’effectuer vos DPAE via votre logiciel de paie puis de les transmettre à l’URSSAF via un fichier unique. Cela peut être avantageux notamment si vous effectuez des recrutements volumiques, le fichier pouvant contenir jusqu’à 100 DPAE.

Une fois votre fichier envoyé, vous recevrez un email vous informant que votre accusé de réception est en ligne, puis une référence de dossier. Si vous effectuez cette démarche via votre logiciel de paie pour la première fois, vous pouvez aussi envoyer un fichier test pour vous assurer du bon déroulement de la procédure.

La DPAE permet aux entreprises de déclarer rapidement, en un seul formulaire, l’embauche de ses salariés auprès de tous les organismes concernés. Avec la déclaration par voie électronique et la possibilité de gérer cela via un logiciel de paie, les obligations liées à la DPAE sont aujourd’hui une simple formalité pour la grande majorité des entreprises.

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