BDES : Définition & Obligations pour les Employeurs

Lorsqu’une entreprise atteint et dépasse un effectif de 50 salariés, elle est alors dans l’obligation de créer et tenir à jour une BDES. La BDES a essentiellement pour objectif de faciliter les échanges et une communication transparente entre les dirigeants de l’entreprise et les représentants du personnel.

• Qu’est-ce que la BDES ?
• Que contient-elle ?
• Quelles sont les obligations pour les employeurs ?

Qu’est-ce qu’une BDES ?

La BDES ou Base de Données Economiques et Sociales, auparavant nommée Base de Données Unique (BDU), a été rebaptisée BDESE pour Base De Données Economiques Sociales et Environnementales depuis le vote de la loi Climat et Résilience en août 2021. C’est est un document pouvant se présenter sous plusieurs formes (papier ou numérique) et contenant un ensemble d’informations sur les stratégies économiques, sociales, et depuis peu écologiques de l’entreprise. Cette base de données doit être consultable en permanence et à volonté par les membres du CSE et les représentants du personnel. Elle doit être régulièrement mise à jour par l’entreprise.

Cadre légal et obligations du BDES

La BDES, pour qui ?

Au départ, la BDES était obligatoire pour toutes les entreprises de 300 salariés et plus. Depuis 2015, cette obligation a été étendue aux entreprises de 50 salariés et plus. À noter :

• Les groupes d’entreprises ne sont pas dans l’obligation de rédiger une BDES. Ils peuvent néanmoins choisir de le faire. Dans ce cas, la BDES devra être consultable par toutes les entreprises membres du groupe. Par ailleurs, elle s’ajoutera aux éventuelles BDES déjà créées individuellement par les entreprises membres.
• Pour les entreprises disposant de plusieurs établissements, leurs effectifs sont déterminés en tenant compte de l’ensemble de ces établissements. Par ailleurs, une seule BDES devra être rédigée pour l’ensemble de l’entreprise, au lieu d’une par établissement.

BDES et période de temps

Les informations contenues dans la base de données économique et sociale d’une entreprise doivent s’étaler sur une période de temps allant des 2 années précédent l’année en court aux trois années qui la suivent. Autrement dit, de N-2 à N+3. En ce qui concerne les informations « futures », elles devront donc se présenter sous forme de perspectives.

BDES et accord d’entreprise

Une BDES ou BDESE peut s’inscrire dans le cadre d’un accord d’entreprise, de branche ou de groupe. Cet accord peut alors définir les éléments suivants :

• Son contenu, son architecture et son organisation ;
• La période de temps que les informations contenues dans la BDES doit concerner ;
• Les conditions d’accès et d’utilisation ;
• Les conditions de fonctionnement.

BDES : le contenu obligatoire

Voici la liste du contenu obligatoire d’une BDES telle que définie par la loi, en l’absence d’accord d’entreprise. Elle se divise en 9 catégories :

• L’investissement social (évolution et répartition des effectifs, des emplois, formation professionnelle, conditions de travail) ;
• Les investissements matériels et immatériels (immobilisations corporelles et incorporelles, amortissement et dépréciation, recherche et développement, capacités de production) ;
• L’égalité professionnelle homme/femme (analyse de la situation, mesures prises en conséquence, axes d’amélioration, objectifs) ;
• Les rémunérations des salariés et des dirigeants (rémunération, épargne salariale, évolutions) ;
• Les activités sociales et culturelles (CSE, représentants du personnel, les contributions au CE, le mécénat etc.) ;
• Rémunération des actionnaires et actionnariat salarié;
• Les flux financiers (aides publiques, exonérations, réductions et crédits d’impôt etc.) ;
• Les partenariats;
• Les transferts financiers et commerciaux (concerne uniquement les groupes d’entreprises).

Les entreprises de moins de 300 salariés doivent ajouter une catégorie supplémentaire : Les fonds propres, impôts et endettements de l’entreprise.

Les sanctions en cas de manquement aux obligations ?

Si une BDES ou BDESE n’a pas été créée dans une entreprise qui en a l’obligation (plus de 50 salariés), n’a pas été mise à jour dans les délais, ou a des informations manquantes, la loi considère qu’il y a délit d’entrave. Si le délit d’entrave est le fait d’une personne physique, l’amende pour délit d’entrave est de 7500€. Si c’est la responsabilité de l’entreprise qui est avérée (personne morale), alors le montant de l’amende s’élèvera à 37 500€, et jusqu’à 75 000€ pour les cas de récidive. Enfin, dans certains cas et en plus de l’amende, des pénalités de retard (généralement calculées par jour de retard) peuvent être exigées le temps de la mise en conformité avec la loi.

Quid du RGPD ? La question des données pour la BDES

En tant que cabinet de recrutement en partie spécialisé en informatique, nous ne pouvons pas éviter le sujet du RGPD.

Toutes les informations à intégrer à une BDES impliquent la récolte de nombreux types de données. Comment la BDES peut-elle alors s’inscrire dans le cadre du Règlement européen sur la protection des données (RGPD), en vigueur depuis le 25 mai 2018 ?

En général, une BDES ne contient pas d’informations qui permettraient d’identifier une personne de manière directe ou indirecte. Néanmoins, si tel devait être le cas, le registre des données personnelles devra être actualisé en conséquence. Beaucoup d’entreprises considèrent la BDES ou BDESE comme une formalité de plus, une contrainte supplémentaire à effectuer. Cependant, elle peut aussi s’avérer être un véritable atout.

Elle incite les différents acteurs décisionnaires de l’entreprise à entamer une démarche collaborative, et aboutit à un support d’informations précieuses facilitant la prise de décisions, la surveillance de certains indicateurs, ou encore la mise en place ou amélioration de stratégies.

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