5 astuces pour bien préparer un entretien d’embauche

En toute logique, mieux vous aurez préparé vos entretiens d’embauche, mieux ces derniers se dérouleront, et plus vous en retirerez d’informations précieuses pour le choix du candidat qui deviendra l’un de vos collaborateurs.

Voici nos 5 astuces pour préparer un entretien d’embauche de la manière la plus efficace.

1. Créez un modèle d’entretien d’embauche

Pour chaque campagne de recrutement, vous aurez nécessairement plusieurs entretiens d’embauche à organiser.

En préparant à l’avance une trame précise du déroulé de cet entretien, vous gagnerez un temps précieux et vos entretiens d’embauche gagneront en efficacité.

Ainsi, comment souhaitez-vous que se déroulent vos entretiens ? En une ou plusieurs étapes ? Souhaitez-vous faire des entretiens groupés ou individuels ? Quelles personnes, en plus de vous et du candidat, pourraient être présentes lors de ces entretiens ?

Sous quelle forme les entretiens seront-ils menés (entretiens vidéo, tests de personnalité, jeux etc.) ?

L’objectif est de créer un plan du déroulement de vos entretiens d’embauche, qui pourra être réutilisé à chaque campagne de recrutement.

2. Préparez une présentation de l’entreprise et du poste

Lors d’un entretien d’embauche, le candidat n’est pas le seul à devoir parler et se présenter. L’accueil des candidats est très important. Il permet un premier contact positif et fait également partie de la marque employeur de votre entreprise.

Une bonne préparation d’entretien d’embauche inclue donc nécessairement la préparation de l’accueil du candidat, et de la manière dont vous allez lui présenter l’entreprise et le poste à pourvoir.

Vous pouvez pour cela, par exemple, utiliser des supports (plaquette de présentation, livret d’accueil, vidéo), envisager de lui faire visiter l’entreprise ou son futur poste de travail potentiel, ou simplement lui présenter oralement le poste et l’entreprise, ses activités et ses valeurs.

3. Présélectionnez et priorisez vos candidatures

En fonction du nombre de candidatures que vous avez et/ou du nombre de postes à pourvoir, vos entretiens d’embauche se dérouleront certainement sur au moins une, voire plusieurs journées.

Plus vous aurez de candidatures, plus il sera crucial d’effectuer une présélection fine de ces dernières avant de contacter les candidats pour prévoir les entretiens d’embauche.

Si vous avez beaucoup de CV, la meilleure solution sera d’utiliser un logiciel de gestion de candidatures (ATS) afin de faire une présélection digitale et automatisée.

Outre le fait de présélectionner vos candidatures, il est important aussi de les prioriser. En d’autres termes, dans quel ordre souhaitez-vous voir vos candidats ? Cette priorisation se détermine selon vos critères, les caractéristiques du poste à pourvoir et les profils sourcés.

Par exemple, certains recruteurs préfèreront voir les profils les plus atypiques en premier, d’autres au contraire les profils qui matchent le plus avec le poste proposé.

4. Listes de questions et grilles d’évaluation

Pour que vos entretiens d’embauche soient bien structurés et que vous conserviez toutes les informations utiles et importantes pour votre décision finale, préparez à l’avance votre grille d’évaluation ainsi que la liste des questions à poser au candidat.

Ces trames sont avant tout là pour vous guider, mais n’empêchent pas d’adapter l’entretien à chaque candidat.

Les questions à poser aux candidats

L’objectif est de faire au moins deux listes de questions :

• Les questions générales: au sujet du candidat, de son parcourt, des raisons de sa candidature etc.
• Les questions personnalisées: à déterminer précisément en fonction des caractéristiques du poste à pourvoir et des compétences et expériences recherchées.

De cette façon, les questions générales pourront être réutilisées à chaque campagne de recrutement, quel que soit le poste à pourvoir. Les questions personnalisées pourront quant à elles être rapidement adaptées.

Les grilles d’évaluation

Votre grille d’évaluation doit être la plus complète possible. Vous pouvez, là encore, créer une grille générale pour tous vos recrutements, que vous pourrez adapter à chaque nouvelle série d’entretiens d’embauche, ou refaire une nouvelle grille à chaque fois, selon vos préférences.

Quoi qu’il en soit, voici les éléments importants à y faire figurer :

• Validation de la formation et des compétences techniques du candidat
• Évaluation de ses soft skills
• Évaluation de son expérience professionnelle
• Évaluation de sa motivation et de ses attentes
• Évaluation de sa connaissance de l’entreprise
• Champ libre pour la prise de notes

5. Anticipez les obligations administratives

Avant même que vos entretiens d’embauche n’aient lieu concrètement, anticipez, s’il y a lieu, les obligations et formalités administratives qui vous incomberont une fois votre décision finale prise.

Parmi elles, il y a notamment la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) qu’il est impératif d’effectuer avant la prise effective de poste du candidat choisi. Facilement réalisable via internet (via le site de l’URSSAF ou votre logiciel de paie) ou par courrier, elle implique aussi de vérifier que le candidat est bien autorisé à travailler (notamment s’il est de nationalité étrangère), et de remettre à ce dernier une copie de la DPAE ou de son accusé de réception.

Une formalité relativement peu contraignante, certes, mais qu’il est préférable de prévoir à l’avance.

En appliquant ces quelques astuces, vous pourrez non seulement optimiser votre préparation pour les prochains entretiens d’embauche que vous devrez mener, mais aussi gagner du temps sur la préparation des entretiens lors de vos futures campagnes de recrutement.

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