Tout processus de recrutement nécessite du temps et engendre un coût pour l’entreprise. Il se doit donc d’être le plus efficace possible, d’une part pour rentabiliser la campagne de recrutement, et d’autre part pour un objectif à plus long terme : celui d’intégrer un nouveau collaborateur motivé et compétent pour occuper le poste à pourvoir.

Si chaque campagne et chaque processus de recrutement sera différent d’une entreprise à l’autre, certaines étapes restent incontournables pour que ces recrutements soient efficaces.

1. Faire une fiche de poste détaillée

La toute première étape consiste à cerner avec précision quels sont les besoins de l’entreprise pour le poste à pourvoir. Pour cela, il est important de prendre le temps de rédiger une fiche de poste qui soit la plus détaillée possible, sans qu’elle soit pour autant restrictive, ce qui pourrait freiner les recherches de candidatures.

Votre fiche de poste pourra contenir les éléments suivants :

  • L’intitulé du poste, son statut, son service, sa hiérarchie, le temps de travail et toute autre information purement pratique et directement liée au poste ;
  • Les tâches principales et secondaires du poste ;
  • Les compétences requises ;
  • Les soft skills requis ;
  • Le niveau d’expérience et de formation nécessaires ;
  • Les avantages du poste, qui pourront notamment être mis en avant lors de la diffusion d’offre d’emploi ou encore lors des entretiens ;
  • Toute autre information liée au poste et aux besoins de l’entreprise que vous jugerez utile.

2. Diffusion de l’offre

Pour commencer, faites une diffusion interne de votre offre d’emploi. Peut-être que l’un de vos salariés présente les qualifications requises pour ce poste. Le cas échéant, il connaît peut-être quelqu’un dans son entourage ou son réseau qui correspond au profil recherché. Obtenir une candidature qualifiée via la cooptation vous permettrait ainsi de gagner du temps tout en réduisant le coût de votre processus de recrutement.

Pour une diffusion externe, cernez quels sont les canaux de diffusion les plus propices, c’est-à-dire ceux qui sont les plus fréquentés par des candidats qualifiés potentiels.

3. Analyse et sélection de candidatures

Une fois votre sourcing de candidatures effectué, il est temps de les analyser, les trier et les sélectionner. Pour cela, votre fiche de poste sera d’une aide précieuse. Si vous disposez d’un ATS, vous pourrez également l’utiliser pour sélectionner vos candidats plus rapidement, notamment grâce aux fonctionnalités de recherche et de sélection (algorithmes de matching et de scoring, filtres booléens etc.).

4. Les entretiens avec les candidats

Entretiens individuels ou collectifs, tests de compétences ou de personnalité, vous avez le choix quant aux modalités des entretiens d’embauche. L’objectif est d’apprendre à connaître le mieux possible vos candidats. Récoltez un maximum d’information sur leurs compétences, leurs expériences en détail, leurs motivations, leurs aptitudes relationnelles etc.

5. Choix du candidat

La promesse d’embauche

La promesse d’embauche, ou plus exactement l’offre de contrat de travail, n’est pas une étape obligatoire. Cependant, elle vous permettra de vous garantir que votre futur collaborateur viendra effectivement travailler dans votre entreprise, tout en garantissant au candidat que vous vous engagez à l’embaucher.

Cette étape est importante dans les cas où soit le candidat n’est pas disponible tout de suite, soit le poste n’a pas encore été créé, soit un autre salarié occupe encore ce poste jusqu’à son départ effectif.

Les réponses négatives

Veillez à envoyer des réponses négatives à toutes les candidatures que vous n’avez pas retenues. Cela prend du temps, mais c’est très important pour votre marque employeur et l’e-réputation de votre entreprise.

6. Les formalités administratives

C’est une étape évidente donc impossible à ne pas mentionner. Outre les obligations légales (DPAE, contrat de travail, mutuelle), les formalités administratives sont également importantes pour l’intégration du collaborateur. Il doit avoir, dès son arrivée, toutes les cartes en main pour être pleinement intégré à son nouveau poste et être impliqué et opérationnel rapidement.

Vous trouverez des informations plus détaillées sur les formalités administratives liées à l’embauche sur le site du Service Public.

7. Intégration du nouveau collaborateur

Appelée également onboarding, l’intégration du nouveau collaborateur présente de nombreux avantages lorsqu’elle est bien menée :

  • Votre collaborateur sera productif et opérationnel plus rapidement ;
  • Une bonne intégration favorise la fidélisation du collaborateur, sa motivation et son engagement au sein de l’entreprise ;
  • Cela permet de travailler positivement votre marque employeur ;
  • Cela permet de fidéliser vos collaborateurs déjà présents, en les faisant participer activement au processus de recrutement, en les faisant communiquer sur les valeurs et de la culture d’entreprise etc.

Du livret d’accueil au jeu d’escape game en passant par le déjeuner entre collaborateurs, toute idée innovante pouvant avoir un impact positif sera la bienvenue.

Ces 7 étapes devront constituer la trame principale de votre processus de recrutement pour que celui-ci soit efficace. Vous pourrez ensuite, bien entendu, y ajouter d’autres étapes intermédiaires propres à votre entreprise et son fonctionnement en matière de recrutement.


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