Budget formation : obligations & astuces pour bien le définir

Comme chaque année, arrive le moment délicat d’établir le budget formation de l’entreprise. Entre obligations, besoins de l’entreprise et des salariés, maîtrise des aspects financiers, la définition du budget formation peut être une étape délicate à gérer.

Quelles sont les obligations de l’employeur à cet égard ? Comment bien définir le budget formation pour l’année à venir ? Nos conseils, astuces et bonnes pratiques pour un budget formation optimisé.

Budget formation : Vos obligations en tant qu’employeur

Les obligations de l’employeur concernant le budget formation sont définies par l’article L6321-1 du code du travail, et s’articulent autour de deux axes principaux : Le financement direct de formations pour les salariés d’une part, et une participation financière annuelle d’autre part.

Financement de formations

La première obligation de l’employeur est celle qui consiste à financer des formations pour ses salariés. Pour ce faire, les entreprises établissent un plan de développement des compétences chaque année, dans lequel figurent les formations concernées.

Ce plan de développement des compétences, autrefois appelé plan de formation, n’est pas imposé par la loi. Il est cependant d’usage d’y avoir recours, étant un outil très efficace pour établir les formations à financer et leur gestion prévisionnelle.

De même, les formations à financer ne doivent pas être choisies au hasard, et doivent répondre aux deux critères suivants :

• L’adaptation du salarié à son poste de travail
• Le maintien du salarié dans l’emploi

Ainsi, le plan de développement des compétences peut comporter les formations suivantes :

• Formations obligatoires inhérentes à certains postes (risque incendie, CACES, risque chimique etc.)
• Formations de mise à niveau
• Formations pour de nouvelles compétences nécessaires, suite à l’évolution d’un poste par exemple
• VAE (validation des acquis de l’expérience)
• Bilans de compétence

Participation financière annuelle

Il existe deux types de participations financières différentes : La CFP (contribution à la formation professionnelle) « classique » et la CFP-CDD.

La première concerne toutes les entreprises quels que soient leurs effectifs et leur secteur d’activité. Cette CFP contient une contribution à la formation professionnelle ainsi que la taxe d’apprentissage. Elle sert notamment à financer des formations de demandeurs d’emploi, ou de salariés de TPE.

La CFP-CDD, quand à elle, concerne comme son nom l’indique les entreprises ayant employé des salariés en CDD au cours de l’année civile concernée. Elle a pour objectif de financer les CPF (comptes personnels de formation) de ces salariés. Notez que cette contribution ne concerne pas les CDD suivis d’un CDI, les contrats saisonniers, les contrats d’apprentissage et de professionnalisation ou encore les CDD effectués pendant un cursus scolaire.

Comment bien définir son budget formation ?

Calculer la participation financière annuelle

Pour bien définir votre budget formation, vous pouvez commencer par calculer la partie obligatoire de ce dernier, à savoir la participation financière annuelle.

La CFP tient compte de l’année civile, du 1^er janvier au 31 décembre. Elle se calcule sur la même base que les cotisations sociales. Son taux s’élève à 0,55% pour les entreprises de moins de 11 salariés et 1% pour les entreprises de 11 salariés et plus.

La CFP-CDD, quant à elle, est calculée sur la même assiette que la CFP, et s’élève à 1% des rémunérations versées aux salariés en CDD concernés, toujours durant l’année civile.

Conseils et astuces pour un budget formation optimisé

Pour bien définir votre budget formation, il faudra commencer par définir en détail quels sont les besoins de l’entreprise et des salariés dans ce domaine. Les managers des différents services peuvent vous aider pour cette étape. Vous pouvez aussi demander aux salariés quelles formations ils jugeraient utile d’effectuer, hormis les formations obligatoires.

Voici quelques idées et bonnes pratiques afin de réduire et optimiser les coûts de formation :

• Maintenir une veille sur les dernières innovations technologiques et pédagogiques
• Privilégier les formations en groupe
• Privilégier les formations à distance, qui permettent une réduction des coûts, tout en offrant une plus grande flexibilité d’organisation
• Co-financer des parcours de formation avec les salariés, via leur CPF
• Mutualiser les coûts de formation avec d’autres entreprises

Définir un budget formation n’est pas compliqué en soi, mais nécessite un travail important en amont. Il faut également maintenir une veille régulière afin de pouvoir améliorer et optimiser votre budget d’année en année.

Avec un bon suivi, une définition précise des besoins de l’entreprise pour maintenir et améliorer les compétences de ses salariés, et de bonnes pratiques pour optimiser le coût des formations, vous obtiendrez un budget formation en parfaite adéquation avec les objectifs fixés.

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