Absences injustifiées : comment réagir en tant qu’employeur ?

Les absences de collaborateurs représentent un coût considérable pour l’entreprise en termes d’activité, de charges supplémentaires et de qualité. Si certaines causes peuvent expliquer une absence, cette dernière doit être justifiée. Dans le cas contraire, les absences injustifiées peuvent faire l’objet de blâmes, d’avertissements, et même de licenciement. Néanmoins, les réactions des employeurs doivent respecter une procédure spécifique sous peine d’être convoqués aux prud’hommes.

Le cadre législatif de l’absence injustifiée

Qu’est-ce qu’une absence injustifiée ?

Une absence est injustifiée lorsque le collaborateur n’a pas apporté de justificatif à son absence, que ce justificatif n’est pas valable ou encore s’il s’est absenté sans y avoir été autorisé par son employeur (refus de déposer des jours de RTT par exemple). Ne sont pas considérées comme injustifiées les absences liées aux cas suivants : congés payés, RTT, congés sans solde, congés légaux dans le cadre d’un événement familial, congés sabbatiques, congés création d’entreprise, arrêts maladie, congés de proche aidant, congés enfant malade, absences liées à un accident de travail. Il est également à noter que certains accords d’entreprise ou certaines conventions collectives autorisent un salarié à s’absenter un nombre de jours limités dans l’année sans avoir à fournir de justificatif.

Que dit le code du travail ?

• Un employé dispose de 48 h pour envoyer un justificatif en cas d’arrêt-maladie et de 24 h en cas d’accident de travail ou de la route. L’employeur doit donc attendre au minimum 3 jours pour prendre des sanctions disciplinaires.
• Les jours d’absences injustifiées ne sont pas rémunérés.
• Il faut retenir qu’une absence injustifiée aussi longue soit-elle n’est pas une démission. S’il veut rompre le contrat de travail, l’employeur doit licencier le collaborateur.
• Notons que l’absence injustifiée ne peut être sanctionnée qu’une seule fois. Ainsi, si jamais l’employeur donne un blâme, il ne pourra pas licencier le collaborateur pour ce même motif.
• Les absences non justifiées ont un délai de prescription de deux mois après lesquels l’employeur ne peut plus prononcer de sanctions. Néanmoins, celles-ci peuvent être utilisées pour justifier des absences répétées ayant lieu dans le futur.

Procédure à suivre face à une absence injustifiée

Prendre contact avec le collaborateur

Tour d’abord, il convient de contacter l’employé afin de connaître les raisons de son absence et de lui demander l’envoi d’un justificatif dans les délais les plus brefs. Peut-être aurait-il des raisons valables ayant justifié l’absence de l’envoi du justificatif dans les temps (par exemple une hospitalisation). S’il n’est pas joignable, l’employeur peut contacter les membres de sa famille ou sa personne à contacter en cas d’urgence afin de vérifier que le collaborateur est bien en mesure de répondre au téléphone. Dans tous les cas, il est d’usage d’attendre au moins trois jours avant de passer aux démarches suivantes. En effet, le délai de transmission d’un justificatif en cas d’arrêt-maladie est de 48 h.

La mise en demeure

Si le collaborateur n’est pas joignable, l’employeur doit lui adresser un courrier d’avertissement le mettant en demeure et l’invitant à reprendre son poste. Il est important d’envoyer le courrier par lettre recommandée avec accusé de réception afin de pouvoir prouver ces démarches en cas de procès. Si le salarié a repris son poste et envoyé un justificatif (hors délai), la sanction peut être un avertissement. S’il n’a toujours pas envoyé de justificatif ou que ce dernier n’est pas valable, un entretien doit avoir lieu avec le collaborateur afin de définir la sanction qui lui sera donnée.

La mise à pied conservatoire

Avant de lancer une procédure de licenciement, il est possible dans certains cas de lancer une procédure de mise à pied en attendant de définir la sanction. Une retenue sur salaire est réalisée en fonction du nombre de jours de travail non honorés durant la période de mise à pied conservatoire.

La procédure de licenciement

L’absence ne pouvant être considérée comme une démission, l’employeur doit licencier le collaborateur. Pour cela, il doit le convoquer à un entretien préalable de licenciement qui est valable même si le salarié n’y assiste pas. Puis l’employeur doit rédiger la lettre de licenciement qu’il doit transmettre au salarié en main propre contre une signature ou par courrier recommandé avec accusé de réception.

En cas d’absence injustifiée d’un collaborateur, l’employeur doit tout d’abord chercher à déterminer la cause. Puis, tenter d’obtenir les justificatifs de la part de l’employé. Dans le cas où aucun justificatif n’est transmis ou que celui-ci n’est pas valable, l’employeur peut prendre des mesures disciplinaires allant du blâme au licenciement pour faute grave.

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